Renforcer la gestion des volontaires par la gestion numérique des données

Ces dernières années, la Croix-Rouge espagnole a constaté qu’un grand nombre de Sociétés nationales avaient besoin de systèmes basés sur le web pour gérer les données de leurs volontaires. C’est pourquoi, en 2022, elle a commencé à mettre en œuvre un système de gestion des relations et des contacts basé sur un logiciel libre pour les Sociétés Nationales. Cette plateforme numérique vise à améliorer l’administration et la gestion efficace des volontaires, en permettant leur enregistrement, leur suivi et leur communication au sein des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, en s’intégrant aux systèmes existants pour améliorer la gestion des ressources et la coordination opérationnelle.

Cette initiative découle de l’expérience de la Croix-Rouge espagnole dans la mise en œuvre de différents outils pour collecter et gérer les données des personnes qui constituent la base sociale des volontaires, qui a été acquise au fil des ans par l’analyse et la réflexion de divers processus et expériences.

Sur la base de cette expérience et après avoir étudié différentes options qui pourraient être utiles à toutes les Sociétés nationales qui souhaitent gérer ces relations et ces contacts, ainsi qu’optimiser leur administration et leur communication, la Croix-Rouge espagnole propose d’utiliser « CiviCRM » d’une manière qui s’aligne sur une initiative stratégique de la Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) et de contribuer à l’amélioration de la gestion des données sur les volontaires. Cette gestion est un aspect crucial pour la coordination et la mise en œuvre efficace du volontariat dans les efforts humanitaires.

« CiviCRM (Contact Relationship Management) permettrait à une organisation d’enregistrer et de gérer des informations sur les différentes personnes et institutions avec lesquelles elle interagit et représente un outil fondamental pour améliorer les capacités opérationnelles des différentes sociétés nationales, en particulier celles dont la maturité numérique est moindre. Il facilite la coordination et l’utilisation efficaces des données dans les contextes humanitaires, en encourageant la participation effective des volontaires et en garantissant des réponses rapides aux besoins émergents.

Il s’agit d’un logiciel libre et gratuit qui offre une série de fonctionnalités facilitant la gestion efficace des données des volontaires. Concrètement, cela signifie que tout utilisateur peut étudier, modifier et améliorer sa conception en mettant à disposition le code source. Il s’agit en quelque sorte d’un logiciel libre et accessible au public. Ses fonctionnalités, comme nous l’avons déjà mentionné, comprennent l’enregistrement et la gestion des données, les outils de communication, la gestion des événements, ainsi que la possibilité de collecter des rapports et des analyses.

« CiviCRM permet la création de champs personnalisés, fournissant des outils flexibles qui s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque société nationale et aux différents rôles. Il s’intègre parfaitement aux systèmes de gestion de contenu (CMS) les plus répandus, tels que WordPress et Drupal. Il est également conforme à la réglementation européenne en matière de protection des données, garantissant une gestion sécurisée des informations sensibles relatives aux volontaires.

Le déploiement de « CiviCRM », mené par iXiam Global Solutions, est financé par la Croix-Rouge espagnole pour une période spécifique au cours de laquelle un accompagnement est fourni aux Sociétés nationales intéressées, couvrant une série de coûts associés au développement ou à l’offre de base. Au cours de cette mise en œuvre, la configuration personnalisée, l’intégration avec les systèmes existants et la formation approfondie du personnel et des volontaires sont incluses.

« CiviCRM améliore considérablement la gestion des volontaires et l’efficacité opérationnelle en permettant une meilleure allocation des ressources et en raccourcissant les délais d’intervention en cas d’urgence, renforçant ainsi la capacité globale de réponse humanitaire. Les outils de reporting et d’analyse de CiviCRM permettent également une prise de décision basée sur les données en fournissant des informations précieuses sur nos activités de volontariat et leur impact sur les programmes.